Emails opslaan in het dossier

Het doelmatig beheren van e-mailcommunicatie is een essentiële taak voor advocatenkantoren, die dagelijks te maken krijgen met een stortvloed aan inkomende en uitgaande berichten.

Artikel 31 Dossierbeheer (regeling op de advocatuur)
De advocaat zorgt ervoor dat dossiers snel te vinden zijn en relevante gegevens overzichtelijk en toegankelijk weergeven, ook voor bevoegde derden.

In deze nieuwsbrief gaan we in op de verschillende manieren van het opslaan van e-mails, de voordelen en beperkingen hiervan en we sluiten af met hoe HAMMOCK dit opgelost heeft.

Opslaan in het systeem

Als u gebruik maakt van een softwaresysteem/ CRM dan kunt u daar uw e-mails in opslaan. Hierdoor heeft u alle e-mails en bestanden op één locatie beschikbaar. 
Om meerdere redenen wordt dit vaak niet, of niet volledig, gedaan. Het verzenden van e-mails is omslachtig, het opslaan kost veel tijd en e-mails zijn niet altijd goed vindbaar nadat ze zijn opgeslagen.

De oorzaak van dit ongemak is dat Outlook en uw softwaresysteem twee losstaande applicaties zijn die niet goed geïntegreerd zijn.

Opslaan in mapjes onder de inbox in Outlook

Veel advocaten kiezen er daarom voor om e-mails (ook) op te slaan in dossiermappen binnen hun Inbox. Op deze manier zijn de e-mails snel terug te vinden. In feite wordt hiermee een schaduwdossier gecreëerd.

Deze methode is georganiseerd en gestructureerd. Het vereist wel tijd en discipline om elke e-mail handmatig naar de juiste inboxmap te slepen, e-mails die per ongeluk verwijderd worden komen niet in de juiste map terecht en eenmaal gesleepte e-mails zijn niet meer zichtbaar in het dagelijkse overzicht van binnengekomen e-mails. Bovendien hebben uw kantoorgenoten geen toegang tot uw inboxmappen. Dus worden er c.c.'s gestuurd om te zorgen dat uw kantoorgenoten weten wat er speelt. En zij maken ook allemaal weer inboxmappen aan...

Het grootste probleem van deze werkwijze is misschien wel dat uw bestanden en uw e-mails op verschillende locaties worden opgeslagen. U heeft dus niet het volledige dossier op één plaats beschikbaar.

E-mails centraal opslaan

E-mails kunnen ook in SharePoint of op de kantoorserver worden opgeslagen. Hierdoor hebben uw kantoorgenoten toegang tot de e-mails en hoeft een e-mail slechts één keer gearchiveerd te worden. Op het eerste gezicht een mooie oplossing maar niet praktisch.
De integratie met Outlook is helaas niet zo naadloos als men zou wensen. Bij het opslaan van een e-mail moet u veel extra stappen doorlopen en dit is foutgevoelig en kost veel tijd. Ook het zoeken naar de juiste e-mail is lastig. De preview van de e-mail is vaak niet goed leesbaar.

De HAMMOCK Oplossing

HAMMOCK heeft het probleem met het opslaan van de e-mails opgelost. Een verademing, al zeggen we het zelf.

We hebben een complete integratie tussen Outlook en HAMMOCK ontwikkeld. Alle e-mails die betrekking hebben op een dossier worden automatisch gekopieerd en opgeslagen in HAMMOCK (het systeem) en gekopieerd en opgeslagen in een dossiermap onder uw Inbox. Ook maken we een kopie van de bijlagen en slaan die in het dossier op.

De positieve gevolgen hiervan zijn dat:

• uw dossiers altijd automatisch up to date zijn;
• alle e-mails en bestanden op één gezamenlijke plek te vinden zijn;
• alle bijlagen in het dossier zitten;
• er een optimale vindbaarheid is voor zowel e-mails en documenten;
• daartoe gemachtigde kantoorgenoten hebben altijd toegang tot een compleet dossier;
• uw administratieve lasten sterk verminderen;
• u veel tijd bespaart.